Procedure for the defence/Procédure de soutenance

Thesis defence and electronic submission of theses

For more information, here is the decree of 25 May 2016 on doctoral training

Charter for writing a thesis


I - Requesting the defence

The procedure for requesting a defence begins three months before the planned date of the defence, excluding the summer holidays. To begin with, the thesis director must request the opinion of the ED's thesis committee on the choice of rapporteurs and the composition of the jury. The aim of this committee is to look after the interests of doctoral students and to promote the doctorate by ensuring the quality of its assessment. A few simple rules, based on the usual ethical rules, have been laid down (see validation_jury_these.pdf). In certain specific cases, the strict application of these rules runs counter to the objectives of the project, which is why it is the committee that takes the decision. The final approval of the choice of rapporteurs and the composition of the jury is the responsibility of the head of the institution.

The thesis director therefore sends the ED secretariat the following information by e-mail:

- the name of the doctoral student, - a summary of the thesis, - the composition of the jury, - the prospective jury chair, - the desired defence date, - an ordered and detailed list of three possible names of rapporteurs.

The referees must be qualified to direct research or equivalent (exceptions are possible but require the approval of the Scientific Advisory Board, see article 17 of the Order of 25 May 2016 above), and must be from outside the candidate's doctoral school and institution, and will be responsible for examining the work. Rapporteurs from foreign higher education or research establishments may be called in. Rapporteurs have no involvement in the doctoral student's work. ATTENTION, the validation of non-HDR rapporteurs is subject to the approval of the doctoral college, which only meets once a month, which will lengthen the deadlines.

Concerning the composition of the jury

It must comprise between four and eight members, including the thesis director (who does not take part in the decision). 

At least half of the jury must be made up of French or foreign personalities from outside the doctoral school and the institution, chosen for their scientific competence. 

At least half of the jury must be composed of rank A personalities, i.e. professors or equivalent (as defined in the provisions relating to the appointment of members of the National Council of Universities) or teachers of equivalent rank who do not depend on the ministry responsible for higher education.

The composition of the jury must allow for a balanced representation of men and women and must in no case be unisex. Referees may be part of the jury but are not required to be.

The president of the jury is designated by all the members of the jury at the time of the defence, and must be of rank A.

A member of the CSI  may sit on the jury, but under no circumstances may he or she act as referee..

On receipt of this information, the secretariat forwards the thesis director's proposal to the Thesis Committee. The Committee's response time will not exceed one week. Once the proposal has been validated, the doctoral student will be invited to complete the defence form on his/her ADUM account.

The submission form must then be completed in accordance with the information provided at the previous stage and must be signed by the thesis director and the doctoral student.

II- Application form

From the following link, you will find the procedure in force on 2 January 2023 for submitting your defence dossier on Adum.


The application must be submitted no later than 9 weeks before the planned date of the viva.

Luminy campus :

Contact Mrs Yolande Tinel, 04 91 82 90 04,

St Jérôme campus :

Contact Mrs Géraldine Callier, 04 91 28 84 49, e-mail:

École Centrale de Marseille :

Contact: Sarah Mostefa, 04 91 05 44 10, e-mail:

After approval by the University President, these departments will request the reports and ask for them to be returned no later than 4 weeks before the scheduled examination date.

A copy of the reports must be sent to the ED secretariat.

In the light of the reports, authorisation to defend the thesis is granted by the President of the university, after consulting the Director of the doctoral school. These reports are sent to the jury and to the candidate before the defence.


III - Electronic submission of the thesis

For Aix-Marseille University

Following the adoption by the Board of Governors on 19 July 2016 of the new Charter for the electronic submission and dissemination of theses, a new submission procedure has been put in place for defences from 1 January 2017.

What to keep in mind when filing a thesis:

1. The deposit of a paper copy is abandoned: the BU no longer collects this copy, it is not necessary to ask the doctoral student for it.

2. The distribution of the thesis is mandatory on the intranet: a new contract is therefore set up, you will find it attached but the doctoral student can download it pre-filled from the deposit desk.

The BU then retrieves the Contract for the online publication of a defended thesis filled in by the doctoral student and the Jury's Opinion on the publication of a defended thesis filled in by the jury's president. The updated versions required for legal deposit are attached.

Important: only the updated version of the contract will be taken into account as of 1 January 2017.

The electronic submission of the manuscript must be done by the doctoral student at the latest one month before the defence by connecting to the submission window

Before submitting the manuscript, doctoral students are advised to prepare the elements of the submission:

thesis file (a single pdf 1.4 file), abstracts in French and in English (each of 1700 characters maximum), keywords in French and in English, appendices in electronic form (other than pdf) if applicable. Once connected (with the University's email identifiers (indicated on the registration certificate)), the doctoral student follows the instructions, registers his/her thesis file and downloads at the end of the registration the charter for the electronic deposit and distribution of theses charte_internet_et_intranet.pdf and the contract for the online publication of a defended thesis, which he/she signs and hands over to the jury on the day of the defence.

Important: the elements of the deposit can be modified up to three weeks before the date of defence.

In the event that the jury requests modifications to the minutes after the defence, the doctor will make a second submission within three months, according to the same procedures, after having the thesis director approve the modifications.

The printing of the manuscript is the responsibility of the laboratory. 

For any question or remark on the electronic deposit: correspondents can be contacted by e-mail: 

For the École Centrale de Marseille, the legal deposit of the thesis is the paper deposit. For more information, the doctoral student must contact the doctoral studies department at 04 91 05 46 20, Mrs Sarah Mostefa (e-mail:

IV - The defence

The oral examination is public, unless the President of the University exceptionally grants a dispensation if the subject of the thesis is of a clearly confidential nature.

A defence report is drawn up, countersigned by all the members of the jury. The doctoral degree is awarded by the President of the University on the recommendation of the jury, after the thesis has been defended. The diploma indicates the speciality or discipline, the title of the thesis or the title of the main work, and the names and titles of the members of the jury. A doctor's degree confers the rank of doctor.


Soutenance de thèse et dépôt électronique des thèses

Pour plus d'informations, voici l'arrêté du 25 mai 2016 relatif à la formation doctorale

Charte à respecter pour la rédaction de la thèse

I - La Demande de Soutenance

La procédure de demande de soutenance commence trois mois avant la date prévue de soutenance, vacances d'été exclues. Pour commencer le directeur de thèse doit demander l'avis de la commission des thèses de l'ED sur le choix des rapporteurs et la composition du jury. L'objectif de cette commission est de veiller à l'intérêt des doctorants et de valoriser le doctorat en s'assurant de la qualité de son évaluation. Quelques règles simples, reprenant les règles déontologiques usuelles, ont été édictées (voir validation_jury_these.pdf). Dans certains cas particuliers l'application stricte de ces règles va à l'encontre des objectifs visés, c'est pour cela que c'est la commission qui statue. La validation finale du choix des rapporteurs et de la composition du jury est du ressort du chef d'établissement. 

Le directeur de thèse transmet donc au secrétariat de l'ED par mail : 

- le nom du doctorant, - un résumé de la thèse, - la composition du jury, - la date de soutenance souhaitée, - une liste ordonnée et circonstanciée de trois noms de rapporteurs possibles.

Concernant les rapporteurs, ceux-ci doivent être habilités à diriger des recherches ou équivalent (d'éventuelles exceptions sont possibles mais nécessitent l'aval du conseil scientifique, voir l'article 17 de l'arrêté du 25 mai 2016 ci-dessus), extérieurs à l’école doctorale et l’établissement du candidat, et sont chargés d’examiner les travaux. Il peut-être fait appel à des rapporteurs appartenant à des établissements d’enseignement supérieur ou de recherche étrangers. Les rapporteurs n'ont pas d'implication dans le travail du doctorant. 

Concernant la composition du jury,

il doit comprendre entre quatre et huit membres dont le directeur de thèse (ce dernier ne prend pas part à la décision). 

Il est composé d’au moins la moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l’école doctorale et à l’établissement et choisies en raison de leur compétence scientifique. 

La moitié au moins du jury doit être composée de personnalités de rang A, c'est-à-dire de professeurs ou assimilés (au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil National des Universités) ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur.

La composition du jury doit permettre une représentation équilibrée des hommes et des femmes et ne doit en aucun cas être unisexe. Les rapporteurs peuvent faire partie du jury mais ce n'est pas une obligation.

Le président du jury est désigné lors de la soutenance par l'ensemble des membres du jury, il doit être de rang A.

Un membre du CSI peut faire partie du jury mais en aucun cas ne peut être rapporteur.

Dès réception de ces informations, le secrétariat transmet la proposition du directeur de thèse à La Commission des Thèses. Le délai de réponse de celle-ci n'excédera pas une semaine. Une fois la proposition validée, le doctorant sera invité à compléter le formulaire de soutenance sur son compte ADUM.

Le formulaire de soutenance est alors à compléter en accord avec les informations transmises à l'étape précédente et doit être signé par le directeur de thèse et le doctorant. Il doit ensuite être soumis à la signature de la direction de l'école doctorale et accompagné des cv des rapporteurs non titulaires de l'HDR (ceci concerne essentiellement les rapporteurs étrangers n'ayant pas le grade de professeur dans leur université d'origine) et du manuscrit de thèse au bon format. 

II- Dossier de soutenance

Vous trouverez à partir du lien suivant la procédure en vigueur au 2 janvier 2023 pour déposer votre dossier de soutenance sur l'Adum.


Au final, le dossier ainsi constitué doit être déposé au plus tard 9 semaines avant la date de soutenance prévue.

Campus de Luminy :

Contact Madame Yolande Tinel, 04 91 82 90 04,

Campus St Jérôme :

Contact Madame Géraldine Callier, 04 91 28 84 49, mail :

École Centrale de Marseille :

Contact Madame Sarah Mostefa, 04 91 05 44 10, mail :

Après accord du Président de l'Université, ces services sollicitent les rapports et demandent un retour pour au plus tard 4 semaines avant la date de soutenance prévue. 

Une copie des rapports doit impérativement être envoyée au secrétariat de l'ED.

Au vu des rapports, l’autorisation de soutenance est accordée par le Président de l’université, après avis du Directeur de l’école doctorale. Ces rapports sont communiqués au jury et au candidat avant la soutenance.

III - Dépôt électronique de la thèse

Pour Aix-Marseille Université

Suite à l'adoption au CA du 19 juillet 2016 de la nouvelle Charte de dépôt et de diffusion électronique des thèses, une nouvelle procédure de dépôt est mis en place pour les soutenances à partir du 1 janvier 2017.

Ce qu'il faut retenir lors du dépôt de thèse :

1. Le dépôt d'un exemplaire papier est abandonné : la BU ne récupère plus cet exemplaire, il n'est pas nécessaire de le demander au doctorant.

2. La diffusion de la thèse est obligatoire en intranet : un nouveau contrat est donc mis en place, vous le trouverez en pièce-jointe mais le doctorant peut le télécharger pré-rempli depuis le guichet de dépôt.

La BU récupère donc le Contrat de mise en ligne d’une thèse soutenue renseigné par le doctorant et l'Avis du jury sur la diffusion d’une thèse soutenue renseigné par le président du jury. Les versions actualisées nécessaires au dépôt légal sont en pièces jointes.

Important : seule la version du contrat mise à jour sera prise en compte à compter du 1 janvier 2017.

Le dépôt électronique du manuscrit doit être effectué par le doctorant au plus tard un mois avant la soutenance en se connectant au guichet de dépôt

Avant d’effectuer ce dépôt, il est conseillé aux doctorants de préparer les éléments du dépôt :

fichier de thèse (un seul fichier pdf 1.4), résumés en français et en anglais (chacun de 1700 caractères maximum), mots-clés en français et en anglais, les annexes sous forme électronique (autre que pdf) le cas échéant. Une fois connecté (avec les identifiants de messagerie de l’Université (indiqués sur l’attestation d’inscription)), le doctorant suit les instructions, enregistre son fichier de thèse et télécharge à la fin de l’enregistrement la charte de dépôt et de diffusion électroniques des thèses charte_internet_et_intranet.pdfet le contrat de mise en ligne d’une thèse soutenue, qu’il signe et remet au jury le jour de la soutenance.

Important : les éléments du dépôt peuvent être modifiés jusqu’à trois semaines avant la date de soutenance.

Dans le cas où des demandes de modification seraient formulées par le jury sur le procès-verbal à l’issue de la soutenance, le docteur, dans un délai de 3 mois, effectuera un deuxième dépôt selon les mêmes modalités, après avoir fait viser ses modifications par le directeur de thèse.

L'impression du manuscrit est à la charge du laboratoire. 

Pour toute question, remarque sur le dépôt électronique : des correspondants peuvent être contactés par mail : 

Pour l’École Centrale de Marseille le dépôt légal de la thèse est le dépôt papier. Pour plus de précisions, le doctorant doit contacter la direction des études doctorales au 04 91 05 44 10, madame Sarah Mostefa (mail :


IV - La soutenance

La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre tout à fait exceptionnel par le Président de l’Université si le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré.

Un rapport de soutenance est établi, contresigné par l’ensemble des membres du jury. Le diplôme de docteur est délivré par le Président de l’Université sur proposition conforme du jury, après la soutenance de thèse. Sur le diplôme figure une indication de la spécialité ou de discipline, le titre de la thèse ou l’intitulé des principaux travaux, les noms et titres des membres du jury. L’obtention du diplôme de docteur confère le grade de docteur.